Vacaturekenmerken

Management assistent

Houd je ervan zelfstandig secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit te voeren? Kun jij goed met inhoudelijk relevante en vertrouwelijke informatie omgaan? En weet jij vragen van binnen en buiten de organisatie goed op waarde te schatten? Lees dan snel verder wat mboRijnland jou te bieden heeft! 

Voor Centrum Strategie en Advies (CS&A) zijn we op zoek naar een management assistent voor 0,6 - 0,8 FTE.  

Centrum voor Strategie & Advies? 

De afdeling CS&A bestaat uit de teams Onderwijs & Kwaliteit, Human Resources Management, Marketing & Communicatie, Planning & Control, Huisvesting en Concernbeleid & Strategie. De afdeling heeft een adviserende functie richting de colleges en collega-centra. De adviseurs en specialisten van het Centrum voor Strategie & Advies signaleren risico’s, monitoren de kwaliteit en ondersteunen bij verbeteringen binnen teams. Vanuit verschillende expertisegebieden verdiepen zij zich in relevante ontwikkelingen, doen voorstellen voor (eventuele aanpassingen van) het beleid en zorgen voor kennisdeling rondom de verschillende expertisegebieden. Dit doen zij vanuit een integrale blik waarbij altijd verbinding wordt gemaakt met andere expertisegebieden.De afdeling CS&A werkt nauw samen met Centrum voor Innovatie & Informatie (CI&I) en Centrum voor Service & Support (CS&S). Je komt te werken in het team van CS&A met nog drie management assistenten. Vanuit deze positie ga jij nauw samenwerken met het team HRM, waarbij je met name zal worden ingezet voor de ondersteuning van de mboRijnland academie, het Loopbaancentrum en Opleidingsschool Rijnland. De mboRijnland academie adviseert, organiseert en faciliteert de organisatie rondom professionaliseringsvragen. In de etalage staan scholingsactiviteiten (zowel maatwerk, als standaard) die actief bijdragen aan de verbetering van onze onderwijskwaliteit. De academie is open voor zowel onderwijsgevend als -ondersteunend personeel. Het Loopbaancentrum heeft de focus gericht op het adviseren en begeleiden van onze medewerker bij loopbaanvraagstukken. Opleidingsschool Rijnland heeft de ambitie om de docenten in opleiding (dio’s) nog beter op te leiden voor het mbo. Dit doen we door goede begeleiding op de werkplek en het organiseren van transferbijeenkomstenWij zoeken een enthousiaste collega die ons hierbij kan ondersteunen.

Jouw werkzaamheden bestaan uit:  

  • Aanvragen van offertes, opvoeren in AFAS en opslaan op de bijbehorende teamsite(s); 
  • Het onderhouden van contact met leveranciers met betrekking tot de juiste facturatie en vragen beantwoorden; 
  • Monitoren dat het proces van de offerte opvolging krijgt;  
  • Je organiseert overleggen en bijeenkomsten en draagt zorg voor de uitnodigingen;  
  • Je ondersteunt bij trainingen en bijeenkomsten. Denk daarbij aan o.a. het reserveren van de ruimten en parkeerplekken, regelen van de catering en zorg je voor de juiste communicatie naar deelnemers, trainers en medewerkers.
  • Waar nodig zorg je voor verspreiding van lesmateriaal en certificaten; 
  • Je helpt mee bij de organisatie van de introductiedagen van de nieuwe medewerkers; 
  • Beheren van de mailboxen, waarbij je taken toewijst aan collega’s. 
  • Stagiairs met een oriënterende stage binnen de Opleidingsschool voer je op in AFAS en verzorg je ook de bijbehorende communicatie;  
  • Je biedt ondersteuning met afname van testen bij ons Loopbaancentrum en zorgt voor de organisatie er om heen.  
  • Je beheert management informatie en zorgt ervoor dat de adviseur / specialist de informatie ontvangt.  

En daar krijg je veel voor terug! 

Een afwisselende baan, waarin je te maken hebt met inhoudelijk relevante en vertrouwelijke informatie. En er is meer! Je komt terecht in een toegewijd team en een dynamische werkomgeving die volop in ontwikkeling is. Je kunt rekenen op een salaris van minimaal € 2.174 tot maximaal € 3.264 bruto per maand bij een volle werkweek (schaal 7, cao mbo).

Daarnaast ontvang je als management assistent: 

  • 8.33% eindejaarsuitkering; 
  • een bijdrage van 70% aan de pensioenpremie; 
  • de mogelijkheid om binnen redelijkheid je werk flexibel te plannen; 
  • 31 vakantiedagen per jaar bij een fulltime aanstelling; 
  • een bijdrage aan de ziektekostenverzekering, ook de aanvullende; 
  • een laptop volgens onze BYOD-regeling;  
  • een telefoonvergoeding; 
  • een bijdrage voor de sportschool; 
  • een aantrekkelijke vervoersregeling bestaande uit een fietsregeling en NS-businesscard. 

Bovendien zijn wij er voor iedereen 

In ons onderwijs werken wij niet alleen aan de toekomst van onze studenten. Ook werken we aan de toekomst van onze samenleving. We leggen met ons onderwijs de basis voor een inclusieve samenleving, waarin iedereen meetelt en van waarde is en je altijd de kans krijgt je talenten te ontwikkelen. Ons onderwijs en ons handelen dragen ook bij aan een duurzame wereld. 

Dus, herken jij jezelf hierin? 

  • Secretariële-administratieve duizendpoot 
  • Talent voor organiseren 
  • Betrouwbaar en accuraat 
  • Collegiaal 
  • Toegankelijk 
  • Zelfstandig en toch goed kunnen samenwerken 
  • Verbindend en klantgericht 
  • Snel kunnen schakelen tussen werkzaamheden 
  • Proactief en behulpzaam 
  • Stevig in je schoenen 
  • Stressbestendig 

En heb je deze vaardigheden op je cv staan? 

  • Mbo+ werk- en denkniveau  
  • Goede digitale vaardigheden en beheersing van Office 365, Excel en AFAS 
  • Communicatief 
  • Theoretische en praktische kennis van administratieve procedures en voorschriften 
  • Ervaring met verslaglegging 

Solliciteer dan bij ons als management assistent 

Herken jij jezelf in deze omschrijving? Dan zien we je sollicitatie graag tegemoet. Klik hiervoor op onderstaande sollicitatiebutton en voeg je enthousiaste motivatiebrief en cv toe. Heb je nog vragen over deze vacature neem dan contact op met Femke Molenaar, adviseur HRM fmolenaar@mborijnland.nl 

Deze vacature wordt zowel intern als extern gepubliceerd waarbij interene kandidaten voorrang hebben in de selectie.

Wij stellen acquisitie niet op prijs.