Evenementen-organisator

mboRijnland is een instelling voor middelbaar beroepsonderwijs, Leven Lang Ontwikkelen en voorgezet algemeen volwassenenonderwijs (Vavo). Ons motto is: méér dan mbo. Studenten leren bij ons niet alleen een beroep. Ze ontwikkelen zich ook persoonlijk en leren hun eigen weg in de samenleving te vinden. Wij geven studenten de kans om zichzelf vanuit hun passie en interesses te ontwikkelen.  

Onze naam verwijst naar de regio waarin we actief zijn. Ons onderwijs draagt bij aan de ontwikkeling van de regio Rijnland. Die bestaat uit de arbeidsmarktgebieden Holland Rijnland, Zuid-Holland Centraal, Midden- Holland en Midden-Utrecht. Onze naam verwijst ook naar het Rijnlands denken. Hierin staan de waarden vakmanschap, vertrouwen en verbinding voorop. We leiden studenten op tot echte vakmensen, iedere dag weer. We vertrouwen daarbij op hun ambities en talenten. Ook geloven we in ons eigen vakmanschap. We hebben ruim 1.700 collega’s met een schat aan ervaring en vakkennis.  

Wie zoeken wij

mboRijnland is op zoek naar een Evenementen-organisator met een aantal jaar ervaring in het managen en coördineren van evenementen (in een onderwijsomgeving). Je bent in meer of mindere mate betrokken bij vrijwel alle evenementen van mboRijnland, waarbij jij samenwerkt met een toegewijd intern team (in wisselende samenstelling) en coördinerend optreedt richting externe en interne partijen. Als Evenementen-organisator ben je het eerste aanspreekpunt van het Evenementenbureau en werk je samen met collega’s uit het onderwijs en de verschillende stafdiensten als MarCom (Marketing & Communicatie), Facilitair en ICT. Hiernaast ben je betrokken bij het vormgeven van onderwijsopdrachten waarbij de samenwerking tussen het evenementenbureau en onderwijs plaatsvindt. Het begeleiden van zowel mbo studenten als stagiaires vind je leuk en geeft je energie. Onze ideale kandidaat heeft minimaal een MBO 4 diploma op het gebied van hospitality-, hotel, facilitair of aanverwante vakgebieden. Daarbij heb je met succes gewerkt aan diverse evenementen en heb je ervaring met het werken met mbo studenten. Je beschikt over een groot zelfredzaam vermogen in het uitvoeren van je taken.
Ons doel is om een intern evenementenbureau onder leiding van een Evenementen-organisator op te zetten die het onderwijs op een gemakkelijke en efficiënte wijze optimaal kan ondersteunen. Je start in deze functie met een concreet takenpakket voor het opzetten en vormgeven van het evenementenbureau. Maar in de loop van het eerste jaar van deze nieuwe functie, zal je betrokkenheid gevraagd worden voor het vormgeven van een leeromgeving. Op termijn gaat dit evenementenbureau ook een broedplek worden voor nieuwe, goed opgeleide professionals op het gebied van evenementen. We hopen dat jij ons hierbij kunt helpen!

Wat zijn je taken

• Verantwoordelijke voor de (gedeelde) evenementenkalender;
• Betrokken zijn bij, contact houden met het ondersteunende team inzake het opzetten, afbreken van evenementen en de follow-ups beheren;
• Een evenementenbudget opbouwen en naleven om overschrijding van projectbudgetten te voorkomen;
• De belangrijkste prestatiegebieden van evenementen opsporen en het in kaart brengen van aandachtspunten om aan te werken voor toekomstige evenementen;
• Draagt actief bij aan de samenhang tussen de verschillende uitvoerende diensten bij het opstellen van een activiteiten- en jaarplan voor de afdeling en stemt deze af met de teamleider facilitair.
• Je draagt via de Teamleider Facilitair bij aan de evaluatie van de uitvoering van het centrale beleid;
• Rapporteert periodiek over de voortgang aan de teamleider facilitair;
• Draagt bij aan de implementatie en (door)ontwikkeling van processen, procedures en dienstverlening van het evenementenbureau; 
• Monitort, analyseert en evalueert de effecten van activiteiten, signaleert knelpunten in de uitvoering, stuurt bij indien gewenst en informeert hierover de teamleider facilitair;
• Op termijn samen met het onderwijs opzetten, vormgeven van leerplek; 
• Adviseren, ondersteunen van en rapporteren aan teamleider facilitair; 
• In de loop van de contractperiode zal, na een evaluatie met de stakeholders, besloten worden of het evenementenbureau onderdeel wordt van de serviceorganisatie of als afdeling zal worden gepositioneerd;
• Onderhoudt in - externe netwerken en breidt deze uit;
• Onderhoudt contacten met leveranciers, vraagt offertes aan;
• Eerste aanspreekpunt voor eerstelijns stakeholders;
• Informeren van eerstelijns stakeholders (MarCom, ICT en Facilitair) voor zowel interne als externe evenementen;
• Contact met MarCom over de communicatie (samen schakelen over de vorm en inhoud);
• Contact met onderwijs op het gebied van schoolevenementen of projecten waarbij ondersteuning van het evenementenbureau nodig of gewenst is;
• Operationeel leidinggeven aan leveranciers, interne ondersteuning en belanghebbenden tijdens het plannen van evenementen;
• Begeleiden van nieuwe medewerkers die operationeel met de evenementen te maken hebben;
• Voert deels zelf uit en stuurt deels de uitvoering van het activiteiten- en jaarplan m.b.t. het evenementenbureau aan; 
• Plezier halen uit het bij studenten vergroten van kennis op het gebied van evenementen;
• Het hebben van didactische vaardigheden is een pré;
• Begeleiden van stagiaires.

Vaardigheden:

• Zelfstandig kunnen werken;
• Ontzorgend en persoonlijk in contact;
• Creatief kunnen zijn en flexibele manier van werken hebben;
• Sparringpartner zijn;
• Teamspeler zijn. In staat zijn om met interne en externe team en partners samen te werken;
• Spin in het web en vraagbaak zijn;
• Ervaring met het coördineren van kleinere en grootschalige evenementen. Hierbij is ervaring met het organiseren van evenementen binnen een onderwijsomgeving een sterke pré;
• Coachen, begeleiden van studenten (didactische vaardigheden) is een pré;
• Je kunt je snel systemen eigen maken en het is een flinke pré als je kennis hebt van AFAS en TOPdesk;  
• Inzicht in organisatorische, procesmatige en vakinhoudelijke samenhangen tussen het eigen aandachtsgebied en de daarop van invloed zijnde werkprocessen;
• Je bent minimaal in het bezit van een MBO 4 diploma op het gebied van hospitality-, hotel, facilitair of aanverwante vakgebieden gecombineerd met enige jaren relevante werkervaring op het gebied van evenementen organiseren en begeleiden van studenten en stagiaires is een must. Een bachelordiploma in hospitality- hotel-, of facilitair management of aanverwante vakgebieden is een sterke pré;
• Vermogen om met strikte deadlines te werken.

Standplaats:

Je wordt voor 36,86 uur per week (fulltime) de Evenementen-organisator voor mboRijnland. Dit betekent dat je in de praktijk op alle locaties van mboRijnland wordt ingezet. Voorbereidend werk zal je vanuit thuis of de standplaats Gouda uitvoeren.

Wat bieden wij jou

Conform functiebouwwerk van mboRijnland is de benaming en inschaling van de functie Evenementen-organisator (Teamleider A), maximum schaal 10 €4.429,00 bruto per maand bij een fulltime aanstelling volgens de CAO-MBO 2020-2021. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor 1 jaar, met een mogelijkheid tot verlenging.

Daarnaast bieden wij:

• 8,33% eindejaarsuitkering; 
• Bijdrage van 70% aan de pensioenpremie;
• De mogelijkheid om binnen redelijkheid je werk flexibel te plannen; 
• 31 vakantiedagen per jaar bij een fulltime aanstelling; 
• Bijdrage aan de ziektekostenverzekering, ook de aanvullende;
• Een laptop volgens onze BYOD-regeling; 
• Een aantrekkelijke vervoersregeling bestaande uit o.a. een fietsregeling en NS-businesscard;
• Ruime scholingsfaciliteiten. 

Wil je meer weten

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Nienke de Baay, teamleider facilitair, Centrum voor Service & Support via telefoonnummer 06-83274341

Solliciteren

Zie je het helemaal zitten om te starten bij mboRijnland? Solliciteer dan direct via onderstaande sollicitatiebutton , waar je je motivatie voor je reactie en CV kunt uploaden.  Reageren kan tot einddatum vacature. Let op! Door de vakantie periode kan de reactie op je sollicitatie vanuit mboRijnland langer duren dan normaal.

Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern gepubliceerd, waarbij interne kandidaten voorrang hebben in de selectieprocedure. 

Na je sollicitatie 

Zijn wij net zo enthousiast als jij, dan nodigen we je graag uit voor een kennismaking. Dit eerste gesprek voer je met de teamleider en een toekomstige collega. Zo leren we elkaar kennen en kunnen we je vertellen over onze organisatie.  

Wij werven graag zelf onze kandidaten, dus zonder hulp van werving- en selectiebureaus